Fique tranquilo que essa não é uma pergunta e sim uma afirmação. Existe fórmula para não sofrer com a administração do seu dia e ela é só sua. Como toda fórmula, ela depende de uma união de fatores para funcionar e, como esses fatores mudam de pessoa para pessoa, a fórmula que funciona para você pode não funcionar para outros. O importante é testar e seguir um método que seja eficaz na sua rotina.

Por isso, estou aqui para te ajudar a criar a sua fórmula para administrar bem o seu dia. A administração das tarefas diárias tem uma importância fundamental não só para o seu negócio, mas para construir uma harmonia familiar e um equilíbrio em todas as esferas da vida: negócio, família, amigos, saúde, bem-estar, lazer. 

Em 2006, Michael Porter e Nitin Nohria, professores da Harvard Business School, fizeram um estudo sobre o tempo dos CEOs, rastreando a rotina de alguns dos maiores CEOs do mundo durante 13 semanas. Um deles foi Tom Gentile, executivo sênior da GE Capital Global Consumer Finance por 20 anos e hoje CEO da Spirit AeroSystems, companhia de US$ 7 bilhões. 

As conclusões geradas pela pesquisa foram úteis para Tom Gentile, que pode rever suas prioridades e melhorar a gestão do seu tempo, mas tenho certeza de que elas podem servir para você também na administração do seu dia. Confira as dicas que elaborei baseada nessa pesquisa. Imperdíveis!

1. RASTREIE O SEU TEMPO

Assim como o estudo da Harvard, é muito mais assertivo se basear em dados do que em achômetro. Somente dessa forma, você pode saber o que você precisa mudar na sua rotina e o que pode manter porque está dando certo. 

Para rastrear o seu tempo, pegue a sua agenda e analise todos os seus compromissos durante um mês, por exemplo. Inclua tudo, não só atividades de trabalho. Quanto mais detalhes, melhor. Quanto tempo você leva para cada atividade, quantas reuniões, quantas viagens, quanto tempo lendo e-mails, quanto tempo com a sua família, quanto tempo passou sozinho, enfim, registre tudo o que você fizer. 

Atenção: uma coisa é o tempo previsto para determinado compromisso (ideal), outra coisa é o tempo que de fato levou (real). Não se engane nesse ponto. 

2. RESPEITE A SUA AGENDA

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Uma agenda que tem mais cancelamentos e imprevistos do que sinais de visto demonstra que você não está respeitando o seu tempo, o tempo das outras pessoas envolvidas e o seu planejamento. Concorda? 

Pegando o exemplo do Tom Gentile, na entrevista para a Harvard Business Review, ele disse que aprendeu a gerir o seu tempo observando outros líderes que eram bons nisso, como Dave Nissen, seu chefe na GE. Segundo Tom, mesmo tendo vários compromissos diários e sendo chamado para muitas reuniões e eventos, Dave era implacável com a sua agenda e sabia tirar as tarefas menos importantes do seu caminho. Tinha horário para chegar em casa e geralmente o cumpria, tirava todos os períodos de férias a que tinha direito e tinha prioridades bem definidas. Uma quebra de paradigmas interessante, não é?

É claro que você pode ser flexível em alguns momentos, mas não sempre para não comprometer os seus resultados. Em outras palavras, quando a exceção vira regra, é sinal de alerta.

3. SEJA FIEL AS SUAS PRIORIDADES

A prioridade é estabelecer prioridades e ser fiel a elas. Ponto final. Cada tipo de negócio e cada fase dele exigem determinadas prioridades e cada pessoa sabe o que é importante para os seus resultados, para a sua felicidade e seu bem-estar. Tudo muito bonito na teoria, mas na prática nem sempre é leve assim, não é mesmo?

Portanto, para que essa história de prioridades dê certo, analise quais são as atividades no trabalho que dependem só de você, fisicamente ou online. O que você puder delegar faça antes que seja tarde. E o que você não puder assuma, mas com controle do tempo empregado. 

Para resumir, coloque na agenda o tempo para a família, para os amigos e para si mesmo. Se essas ainda não são prioridades na sua vida, pense se você não deseja que sejam um dia. Deseja? Então, pare de cancelar e deixá-las para quando der tempo, combinado? Afinal de contas, esse tempo pode nunca existir.

4. SUA SAÚDE NÃO É HOBBY

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Foi-se o tempo (graças a Deus!) em que trabalho era sinônimo de falta de tempo para cuidar da saúde. Era bonito não ter tempo, pular as refeições, comer qualquer coisa, ser sedentário. 

Por outro lado, os executivos e empreendedores de hoje sabem que precisam criar hábitos saudáveis que incluem exercícios e alimentação equilibrada. Isso faz bem para a saúde e, inclusive, aumenta o rendimento no trabalho. O empresário Abilio Diniz, por exemplo, cofundador do Grupo Pão de Açúcar, sempre foi adepto aos exercícios e afirma que o esporte foi fundamental para seu sucesso profissional.

Portanto, encare a sua saúde como prioridade. Isso inclui fazer exames regularmente (pelo menos uma vez ao ano) e, quando necessário, ir a médicos especialistas. Inclua esse hábito na administração do seu dia e seja mais feliz e produtivo.

5. TENHA UM TEMPO SOZINHO

Ter um tempo sozinho não significa fazer exercícios, assistir à TV ou ficar na internet. Significa reservar um tempo do dia para pensar e ficar em silêncio. Segundo dados coletados pela pesquisa com 27 CEOs realizada em 2006 por Michael Porter e Nitin Nohria, 28% dos executivos pesquisados cultivam um tempo sozinhos. 

Tom Gentile acredita que esse tempo é útil para pensar e ter ideias. Para Porter e Nohria, a importância vai além disso, representa ter tempo para a espontaneidade ao invés de uma agenda sobrecarregada.

O famoso Tonny Hobbins, em entrevista ao portal Business Insider, comentou sobre a importância de ter um tempo para si. Segundo ele, se você não tem 10 minutos para você mesmo, você não tem uma vida. Todas as manhãs, ele reserva um tempo para seguir o seu ritual: respiração, gratidão, reza e alimentação.

Agora que você já se convenceu da importância de reservar um tempo para ficar sozinho, preencha-o como você se sentir melhor: meditando, descansando sem compromisso, admirando um lugar bonito e inspirador. Essa prática areja a cabeça e coloca a vida em ordem. 

6. ESCOLHA SUAS FERRAMENTAS DE GESTÃO

“Não permita que a gestão do tempo seja um processo reativo. Administre-o de cima para baixo e não delegue essa tarefa.” 

Gostei muito dessa frase do Tom Gentile porque alerta sobre um hábito nocivo que muitas pessoas alimentam nas suas rotinas, o de reagir aos acontecimentos ao invés de ter o controle do tempo que elas possuem. 

Você não pode delegar esse controle, mas pode usar a praticidade das inúmeras ferramentas e aplicativos disponíveis para facilitar as coisas. Por que não? Eu, por exemplo, uso e indico o Trello, mas é só pesquisar na internet e testar a que melhor se aplica a sua rotina. Bora?

7. NÃO SE DEIXE ENGOLIR PELOS E-MAILS

A maior parte dos empreendedores e executivos se vê atolado de e-mails diários para serem lidos e respondidos, o que prejudica muito a boa administração do seu dia. Portanto, avalie o tempo que você emprega nisso e reduza ao máximo essa atividade.

Segundo a matéria da Harvard Business Review que cita a pesquisa com executivos que já comentei, os e-mails podem até reduzir a quantidade de reuniões presenciais, mas, em contrapartida, interrompe o trabalho, aumenta a jornada, tira tempo da família, consome tempo de reflexão e não gera discussões reflexivas. 

Em outras palavras, pode até parecer mais prático se comunicar por e-mail ou por whatsapp, mas são canais impessoais, ou seja, não é a sua presença ao vivo. Tente reduzir a troca de e-mails e prefira estar presente quando são assuntos importantes para você ou para seu negócio. 

Lembre-se que responder aos e-mails não significa que você é acessível às pessoas. É só uma forma de reagir, não é você proativo, entende?

8. SE FOR PARA FAZER REUNIÃO, QUE SEJA COM SUA EQUIPE

Já se sabe que reuniões em excesso e demoradas não contribuem para a produtividade e boa administração do seu dia. Porter e Nohria indicam que o ideal é fazer reuniões curtas de até 45 minutos. Além disso, eles afirmam que é importante ter reuniões individuais com os subordinados diretos para delegar mais e aumentar o senso de responsabilidade de cada membro da equipe. 

Então, se for para fazer reunião, que a maior parte delas seja com a sua equipe, certo? Dessa forma, vocês alinham os objetivos, ações e energia com uma frequência boa. E, de preferência, que sejam curtas, objetivas e diretas ao ponto. Defina um objetivo e tempo máximo para cada reunião, e faça todos os envolvidos saberem. Siga essa receita e teste os resultados. Não esquece de me contar depois.

Então, anote aí a fórmula:

Rastreie seu tempo 

+ Respeite sua agenda 

+ Seja fiel as suas prioridades 

+ Sua saúde não é hobby 

+ Tenha um tempo sozinho 

+ Use ferramentas de gestão 

+ Não se deixe engolir pelos e-mails 

+ Se for para fazer reunião, que seja com sua equipe 

= fórmula para não sofrer com a administração do seu dia

Então me conta, você acha que essa fórmula se aplica na administração do seu dia? Vou adorar saber e te ajudar a praticá-la. 

Até a próxima!

Fontes:

Revista Harvard Business Review Brasil – Ed. Outubro 2018

www.infomoney.com.br

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